Lewati ke konten utama

Akun Institusi/Organisasi

GoValid mendukung akun institusi untuk organisasi yang perlu mengelola banyak anggota, departemen, peran, dan pengaturan QR code terpusat.

Ringkasan​

Akun Institusi/Organisasi memungkinkan Anda untuk:

  • Mengelola anggota tim dengan peran dan departemen
  • Mengkonfigurasi pola penomoran untuk QR code
  • Mengatur kuota QR code per departemen atau anggota
  • Menyesuaikan branding di halaman verifikasi
  • Melacak riwayat penomoran

Mengakses Pengaturan Organisasi​

Hanya pemilik akun institusi yang dapat mengakses pengaturan ini. Menu Organisation muncul di sidebar ketika akun Anda terdaftar sebagai institusi (bukan individual).

Menu ItemDeskripsi
MembersLihat dan kelola anggota staf
SettingsKonfigurasi organisasi (4 tab)
Number HistoryRiwayat pola penomoran yang digunakan

Anggota (Members)​

Daftar anggota institusi menampilkan staf, departemen, peran, dan kuota

Halaman Members menampilkan semua staf dengan departemen, peran, status, kuota QR, dan aktivitas terakhir.

Halaman Members menampilkan semua anggota staf di organisasi Anda, termasuk Anda sendiri sebagai pemilik.

Informasi Anggota​

Untuk setiap anggota, Anda dapat melihat:

  • Nama dan email
  • Penugasan departemen
  • Penugasan peran
  • Status (Aktif, Menunggu, Ditolak)
  • Kuota dan penggunaan QR code
  • Tanggal aktivitas terakhir

Menambahkan Anggota​

  1. Buka Organisation > Members
  2. Klik Add Member
  3. Masukkan alamat email anggota
  4. Tetapkan departemen dan peran
  5. Atur kuota QR code mereka (opsional)
  6. Kirim undangan

Anggota yang diundang akan menerima email untuk bergabung dengan organisasi Anda. Setelah mereka menerima, mereka muncul sebagai anggota terkonfirmasi.

Peran Anggota​

Peran mendefinisikan apa yang dapat dilakukan anggota dalam organisasi. Anda dapat membuat peran kustom di Settings > tab Departments & Roles.

Pengaturan Organisasi​

Pengaturan institusi dengan info umum, branding, dan tab konfigurasi

Pengaturan Institusi memungkinkan Anda mengonfigurasi detail organisasi, branding halaman verifikasi, departemen, peran, dan pola penomoran.

Halaman Settings memiliki 4 tab untuk mengkonfigurasi organisasi Anda.

Tab General​

Informasi Organisasi​

  • Upload Logo: Unggah logo institusi Anda (JPG atau PNG, maks 2MB)
  • Organisation Name: Nama tampilan organisasi Anda
  • Organisation Email: Email kontak organisasi
  • Organisation Phone: Nomor telepon kontak
  • Organisation Address: Alamat fisik

Branding Halaman Verifikasi​

Sesuaikan bagaimana logo Anda muncul saat orang memindai QR code Anda. Tiga mode tampilan tersedia:

ModeDeskripsi
GoValid Logo OnlyMode default. Hanya menampilkan logo strip GoValid
Your Logo OnlyMengganti logo GoValid dengan logo institusi Anda
Both LogosMenampilkan logo GoValid di kiri dan logo institusi Anda di kanan

Catatan: Branding halaman verifikasi memerlukan langganan Ultimate. Anda harus mengunggah logo institusi terlebih dahulu sebelum memilih mode "Your Logo Only" atau "Both Logos".

Tab Departments & Roles​

Manajemen Departemen​

Departemen digunakan untuk penugasan staf dan pola penomoran dokumen.

  • Code: Pengenal singkat (mis. FIN, HR, ENG)
  • Department Name: Nama lengkap departemen (mis. Finance Department)
  • Description: Deskripsi opsional fungsi departemen

Untuk menambahkan departemen:

  1. Klik Add Department
  2. Masukkan kode dan nama
  3. Simpan perubahan

Manajemen Peran​

Peran mendefinisikan izin dan digunakan dalam kontrol akses pola penomoran.

  • Role Name: Nama peran (mis. Manager, Staff, Director)
  • Description: Deskripsi opsional tanggung jawab peran

Untuk menambahkan peran:

  1. Klik Add Role
  2. Masukkan nama peran dan deskripsi
  3. Simpan perubahan

Tab Numbering Pattern​

Pola penomoran dokumen mengontrol bagaimana ID QR code diformat untuk organisasi Anda.

Komponen Pola​

Setiap pola terdiri dari:

  • Name: Nama tampilan untuk pola
  • Code: Pengenal singkat (mis. DOC, CERT)
  • Pattern Template: String format menggunakan placeholder seperti {DEPT}, {ROLE}, {YYYY}, {MM}, {SEQ}
  • Counter: Nomor urut saat ini
  • Reset Frequency: Seberapa sering counter direset (Never, Daily, Monthly, Yearly)
  • Status: Active atau Inactive

Placeholder Template Pola​

PlaceholderDeskripsi
{DEPT}Kode departemen
{ROLE}Nama peran
{YYYY}Tahun 4 digit
{MM}Bulan 2 digit
{DD}Tanggal 2 digit
{SEQ}Nomor urut (auto-increment)
{USER}Inisial pengguna

Contoh Pola​

Template PolaContoh Output
{DEPT}-{YYYY}-{SEQ}FIN-2026-0001
{DEPT}/{ROLE}/{MM}/{SEQ}HR/STAFF/03/0042
{YYYY}{MM}{SEQ}2026030001

Mengelola Pola​

  • Add Pattern: Buat pola penomoran baru
  • Test: Pratinjau seperti apa nomor yang dihasilkan
  • Delete: Hapus pola (tidak dapat dibatalkan)

Tab QR Quota​

Kelola kuota QR code untuk organisasi Anda.

Total Kuota Organisasi​

Jumlah total QR code yang dapat dihasilkan organisasi Anda per bulan. Ini dihitung dari jumlah semua kuota departemen.

Kuota Departemen​

Atur batas QR code bulanan per departemen:

  1. Buka Settings > tab QR Quota
  2. Temukan departemen dalam daftar
  3. Masukkan kuota bulanan
  4. Simpan perubahan

Override Kuota Anggota​

Anda dapat mengganti kuota default untuk anggota individual:

  1. Buka Organisation > Members
  2. Temukan anggota
  3. Edit pengaturan kuota mereka
  4. Simpan perubahan

Number History​

Halaman Number History menampilkan log semua pola penomoran yang digunakan oleh organisasi Anda, termasuk:

  • Nama dan kode pola
  • Nomor yang dihasilkan
  • Tanggal dan waktu pembuatan
  • Pengguna yang membuat QR code
  • Departemen dan peran yang digunakan

Ini membantu Anda melacak penggunaan penomoran QR code dan mengaudit aktivitas QR code organisasi Anda.

Terkait​